Я пользуюсь lightining для thunderbird.
Все просто. Есть два разных типа единиц планирования:
1) event - он привязывается к конкретному времени (скажем с точностью до четверть часа) - это всякие совещания(совместно координируемые события), личные напоминалки по времени(позвонить Васе в 15-00, поход в налоговую - крайняя возможность завтра в 10-00) и т.п.
2) task - это как правило требует упорядочивания не по времени, а по приоритетам - это просто список конкретных задачек(для того чтоб хорошо получалось эти задачки должны быть не длинее дня на исполнение - т.е. надо научиться хорошо дробить большие задачки)
Две эти единицы планирования позволяют нагрузить рабочий конвейер в виде вашей головы и рук. Но ваша голова должна своевременно пополнять конвейер тобишь план. Тут мне известно два подхода к наполнению: задачи рождающиеся по ходу(сразу в список), и задачи планируемые в конце недли, к примеру.
Но! Хочу сразу сказать, этих средсв (которые есть в программах типа MyLifeOrganized) не достаточно для отслеживания "состояния" или прогресса по проекту. Они не для этого, они для эффективной загрузки вашего личного конвейра.
А для отслеживания прогресса существуют проджект мэнеджеры) - это такие специальные люди) со специальной задачей отслеживать процессы в реальной жизни. Боюсь с программкой решающей эту задачу будет туго). Правда сами проджект менеджеры могут использовать в своей работе разные программки для разных целей. Но хочется сразу сказать, что это отдельный человек и ему платят отдельные деньги. Т.е. для Вас как для разработчика - заниматься отслеживание прогресса - это все равно, что устроится еще на одну работу. Как бы трудно. Учитывая то, что Вы еще и студент к тому же, вроде как. Т.е. тройная нагрузка. Вобще, если нет нормального менеджмента в той компании, где Вы работаете - советую сменить компанию)).